10 Tipps für den Versand von E-Mails mit einem besseren Kundenservice

Jede E-Mail an den Kundenservice ist eine Gelegenheit, stärkere Beziehungen aufzubauen. Anmerkung des Herausgebers: kundenservice web de email Dieser Beitrag wurde für Genauigkeit und Frische aktualisiert. Die Originalversion erschien erstmals am 26. September 2017 im Groove-Blog.

Jedes Unternehmen sendet wahrscheinlich täglich Hunderte von Kundendienst-E-Mails, und es kann leicht sein, den Überblick zu verlieren, wie wichtig jeder einzelne von ihnen ist.

Aber für jeden Kunden könnte es die einzige Interaktion mit Ihrem Unternehmen sein, die er an diesem Tag haben wird.

Diese einsame Interaktion kann die Art und Weise, wie sie über die Abwicklung von Geschäften mit Ihnen denken, völlig (neu) gestalten.

Wenn sie nicht das Gefühl haben, dass sie einen guten Service erhalten haben, wird dies ihre Sicht auf Ihr Unternehmen beeinträchtigen.

Wenn sie begeistert wegkommen, sind Sie einem engagierten Kunden ein Leben lang einen Schritt näher gekommen.

Das Richtige für Kundendienst-E-Mails ist die Mühe wert. Heute werden wir zehn Tipps besprechen, die Ihnen helfen sollen, Ihren Kunden mit jeder Ihrer E-Mails einen besseren Support zu bieten.

Kundenservice E-Mail Tipp 1: Personalisieren Sie Ihre Interaktionen.

„Persönlicher Service“ ist die „Synergie“ der Welt der Kundenbetreuung – ein Schlagwort, das viel zu oft verwendet wird, ohne darüber nachzudenken, was es wirklich bedeutet.

Bei der persönlichen Betreuung geht es darum, dem Kunden das Gefühl zu geben, mit einem Menschen und nicht mit einem Unternehmen Geschäfte zu machen.

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Warum ist das wichtig?

Denn wenn Kunden das Gefühl haben, einen persönlichen Service zu erhalten, werden sie zu besseren Kunden.

Vor einigen Jahren befragte eine Umfrage von Genesys mehr als 9.000 Verbraucher, was für sie am wichtigsten war, wenn es um Geschäfte mit Unternehmen ging.

40% von ihnen sagten „besserer menschlicher Dienst“.

Der einfachste Weg, mit dem Aufbau einer persönlicheren Beziehung durch Ihre Kundendienst-E-Mails zu beginnen, ist etwas sehr Einfaches, aber dennoch enorm mächtiges – mit Namen (deren und Ihrer).

Dale Carnegie, Autor des legendären „How To Win Friends And Influence People“ (ein Buch, das jeder einzelne Kundenbetreuer im Schlaf zitieren kann), sagte:

„Denke daran, dass der Name einer Person für diese Person der süßeste und wichtigste Klang in jeder Sprache ist“.

Vergiss nicht, das Gleiche auch für dich selbst zu tun. Eine Kundendienst-E-Mail ist keine Transaktion; sie ist ein Gespräch zwischen zwei Menschen.

Von wem würdest du lieber eine E-Mail bekommen, „Mike“ oder „The Support Team“?

Neben der Verwendung des eigenen Namens ist es auch wichtig, ihm ein Gesicht zu geben.

Die Verwendung von Fotos von Gesichtern erhöht nicht nur die Konversionsrate auf Ihrer Website, sondern trägt auch dazu bei, Ihr Unternehmen zu humanisieren, Vertrauen aufzubauen und Ihren Kunden das Gefühl zu geben, dass sie es mit echten Menschen zu tun haben.

Eine meiner Lieblings-Support E-Mail-Signaturen stammt von Teamweek:

Es ist eine viel schönere Signatur als nur „X-Supportteam“ ohne Gesicht oder Namen, oder? Brownie-Punkte für den bezaubernden Welpen.

Indem Sie sich dem Kunden vorstellen und Ihren Namen verwenden sowie Ihr Gesicht zeigen, machen Sie die Dinge persönlich und beginnen, die Interaktion als eine zwischen Menschen zu gestalten, im Gegensatz zu einer zwischen einem Kunden und einem namenlosen, gesichtslosen Unternehmen.

Kundenservice E-Mail Tipp 2: Sag „Danke“.

Sie werden es vielleicht nicht so sehen, aber ein Kunde, der konstruktives Feedback gibt – oder sich sogar über etwas beschwert – gibt Ihnen ein sehr wertvolles Geschenk.

Eine Umfrage von Lee Resources International ergab, dass es im durchschnittlichen Mittelstand für jeden Kunden, der sich beschwert, 26 gibt, die nie ein Wort sagen – sie gehen einfach.

Jeder Kunde, der sich beschwert, gibt Ihnen die Möglichkeit, etwas zu reparieren, das Ihnen helfen kann, 26 weitere Kunden zu halten.